Mit Confluence smartere Entscheidungen als Entwicklerteam treffen

Tag für Tag entscheiden wir uns unzählige Male. Im Rahmen der Arbeit sind Entscheidungen oft weittragend und schwierig und erfordern Bedacht und Zusammenarbeit. Die meisten Teams verlassen sich auf Meetings, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Die eigentliche Entscheidung in Person, vor Ort und sofort zu treffen, kann jedoch schwierig sein. Oft braucht es ein weiteres Meeting. Die meisten Menschen sprechen auf asynchrone Entscheidungen viel besser an — und dafür gibt es keinen besseren Ort als die eigene Confluence-Instanz.

Atlassian pflegt zu sagen: Entscheidungen benötigen keinen Handschlag. Der Blueprint für Entscheidungen liefert einen einfachen, wiederholbaren Prozess für die asynchrone Entscheidungsfindung innerhalb Ihres Teams und bietet Werkzeuge zur Aufzeichnung der Ergebnisse, sodass Sie und Ihr Team diese später wieder abrufen können. Welche Schritte sind nötig, um smarte Entscheidungen mit Confluence zu treffen?

Schritt 1: Definition – Wer, Was, Wann?

Die drei Kernkomponenten jeder Entscheidung sind:

• Worüber muss entschieden werden?
• Wer sind die Beteiligten, die in die Entscheidung involviert werden müssen?
• Bis wann muss die Entscheidung getroffen werden?

Legen Sie fest, was die Gruppe entscheiden muss

In der Regel lässt sich dies mit einer Frage am besten beantworten. Beispiel: Wie soll unser neues Produkt heißen?

Am besten halten Sie diese Frage im Seitentitel fest. Damit machen Sie diesen Entscheidungsprozess später wieder leicht auffindbar.

Legen Sie Beteiligte und den Verantwortlichen fest.

Oft wird die Rollenverteilung bei der Entscheidungsfindung vernachlässigt. Im Grunde gibt es zwei Gruppen: Die verantwortliche(n) Person(en) und die Beteiligten (Stakeholder). Die verantwortliche Person hat das letzte Wort und ist wahrscheinlich auch der Autor dieser Seite, kann aber auch ein Teamleiter oder eine Führungskraft sein. Die Beteiligten sind diejenigen Personen aus dem Pool der von der Entscheidung betroffenen Individuen, die in die Entscheidungsfindung involviert sein müssen.

Mit @mentions lässt sich die Seite ganz einfach mit allen Beteiligten teilen. Ein @mention verschickt auch automatisch eine Einladung zur Mitarbeit, indem die Beteiligten einen Verweis auf die Seite erhalten, sobald diese abgespeichert wird. Das erspart Ihnen manuelles Teilen, nachdem Sie diese fertiggestellt haben.

Legen Sie einen Termin für die Entscheidung fest

Die Sache mit Entscheidungen ist, dass man sie nicht ewig diskutieren kann, sondern sich irgendwann festlegen muss. Mit dem Datepicker legen Sie ganz einfach eine fixe Deadline fest, sodass jeder darüber im Bilde ist, wie wichtig die Mitarbeit ist.

Tipp: Lassen Sie das Textfeld ‚Hintergrund (Background)‘ frei

Die Empfehlung hier lautet, lieber den Confluence-Editor zu nutzen, um die Hintergründe und Details zu verfassen. Die Rich-Text-Fähigkeiten von Confluence kommen hier zum Tragen und ermöglichen es, die Beschreibung der Problematik mit Bildern, Links und sogar Videos zu untermauern.

Schritt 2: Mit Kontext alle im Bilde halten

Da wir kein physisches Meeting abhalten werden, muss für jeden Beteiligten sichergestellt werden, dass diese alle nötigen Informationen erhalten, bevor diese ihre Gedanken mitteilen. Meistens gibt es Option A und Option B. Mit Seitenlayouts lässt sich die Seite organisieren und die Möglichkeiten auseinanderhalten.

Eine praktische Funktion bei der Arbeit mit Seitenlayouts sind Sektionen. Fügt man der Seite einige Sektionen hinzu, erhält man Blöcke, mit denen es sich gut arbeiten lässt. In diesem Beispiel fügen wir dem zweiten Layout-Block das zweispaltige Layout hinzu.

Nun können Sie die beiden Möglichkeiten der Entscheidung hinzufügen. Mit einer Überschrift in der ersten Spalte formulieren wir die Frage. Als Shortcut für eine Überschrift 2 können wir h2. tippen.

Von hier an organisieren wir die Optionen am besten über Tabellen. Tabellen sind mächtige Werkzeuge zur Konsolidierung von Informationen und machen eine Seite überaus leserlich. Eventuell möchten Sie ja eine simple Pro/Con-Liste für Möglichkeit A erstellen? Nichts leichter als das. Einfach eine neue Tabelle der gewünschten Größe der Spalte hinzufügen.

Geben Sie jeder Tabelle eine Überschrift. Mit den passenden Emoticons können wir die Liste erstellen. Shortcuts gibt es auch: Für einen Haken (/) tippen, für ein Minuszeichen (-).

Mit Farben wird alles noch übersichtlicher.

Falls Sie eine wirklich coole Tabelle möchten, hinterlegen Sie doch einfach die Pro/Con-Liste entsprechend farblich:

Visuelle Hervorhebung

Es mag Entscheidungen geben, die mit Bildern unterlegt werden sollten. Mit Confluence können Bilder einfach via Drag&Drop inline eingebunden werden, indem Sie die Datei aus dem Datei-Browser ins entsprechende Tab schieben:

Weiterführende Informationen verknüpfen

Eine der praktischsten Funktionen in Confluence ist die Verlinkung. Sind alle Arbeiten und Dokumentationen in Confluence festgehalten, ist es ein leichtes, auf diese zu verweisen. So können Teammitglieder mit Hintergrundinformationen im Rahmen einer Entscheidung versorgt werden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu bewerkstelligen. Der Einfachheit halber nennen wir hier nur den schnellsten Weg: Auto-Complete.

Tippt man ‚[‚ sieht man eine Liste der kürzlich angezeigten Seiten.

Während Sie tippen, können Sie Confluence nach der passenden Seite durchsuchen und diese verknüpfen. Falls Sie den Link zur Confluence-Seite bereits vorliegen haben, lässt dieser sich mit Copy&Paste einfügen und der Editor verwandelt den Link in eine Seitenverknüpfung.

Schritt 3: Diskutieren – Ausführen – Konsens finden

Die Seite ist erstellt und mit den Betroffenen via @mentions geteilt. Mit dem Share-Knopf können wir eine Benachrichtigung an die Beteiligten oder weitere Parteien senden, um sicherzustellen, dass alle die Seite besuchen:

Es ist einfacher, eine sinnvolle Diskussion zu führen, wenn alle zur Seite für die Entscheidungsfindung gefunden haben. Jeder kann kommentieren und Feedback geben, an Details arbeiten sowie Lösungen debattieren und dabei helfen, einen gemeinsamen Beschluss zu finden. Mit allen Konversationen an einem Ort erübrigt sich die Suche nach relevanten Emails im Postfach.

Man kann ganz einfach einen Kommentar am Ende der Seite hinterlassen:

Alle Beteiligten lassen sich als Watcher (Beobachter) einer Seite hinzufügen. Falls Sie die @mention- oder Share-Benachrichtigung einmal verpassen sollten, werden Sie über den Stand der laufenden Diskussion im Bilde gehalten.

Es ist ebenfalls möglich, Kommentare Inline (im Textfluss) zu hinterlassen. In den meisten Fällen dient dies der Hervorhebung bestimmter Punkte oder der Suche nach Klarstellung. Markiert man Text auf der Seite, lässt sich dieser im Handumdrehen kommentieren:

Schritt 4: Den Status markieren und alle im Bilde behalten

Sobald das Team eine Entscheidung getroffen hat, lässt sich diese in Confluence aufzeichnen. Sie können mit einem Status-Makro ganz einfach den Status ändern. Sobald man das Makro beispielsweise auf Decided setzt, werden alle Beteiligten informiert. So kann die Arbeit nahtlos voranschreiten.

Schritt 5. Sammeln – alles an einem Ort behalten

Möchte man im Zeitverlauf auf eine vergangene Entscheidung zurückblicken, hilft Confluence auch hier. Die Seitenvorlage für Entscheidungen sammelt automatisch alle Entscheidungen auf einer Seite. Somit erhält man eine Liste aller Entscheidungen, egal wann man sie braucht:

Zusammenfassung: Smartere Entscheidungen mit Confluence treffen

In Angesicht der Länge dieses Blogposts und der eingesetzten Makros mag es abschreckend erscheinen – aber Entscheidungen auf solider Grundlage zu treffen, ist es allemal wert. Sie geben Ihrem Team die Möglichkeit, an einem zentralen Ort alle Möglichkeiten zu eruieren und ersparen unnötig lange Meetings oder langen Email-Austausch. Auf lange Sicht lohnt sich der Einsatz.

Zusammenfassend haben wir folgende Themen behandelt:

• Seitenlayouts: Organisation von Seiten mit unterschiedlichen Spaltenlayouts
• Tabellen: Ein wunderbares Werkzeug, um Gedanken strukturiert darzulegen
• Bilder: Mit Drag&Drop ganz einfach in Confluence-Seiten einbinden
• Verknüpfungen: Verwalten Sie all Ihre Arbeit in Confluence, ist es ein leichtes, mit automatischer Vervollständigung relevante Inhalte zu verlinken
• Kommentare: Alle wichtigen Diskussionen lassen sich an einem Ort – dem Ende der Seite – führen und alle Anmerkungen direkt inline anbringen
• Status-Makro: Entscheidungen mithilfe des Status-Makros mit einer Markierung versehen und finalisieren

Wir hoffen, dass dieser Beitrag Sie dazu motivieren konnte, erste Schritte mit Confluence zu wagen. Der Beitrag ist aus dem offiziellen Atlassian Confluence-Blog entstanden. Diesen und mehrere Beiträge hat Atlassian auch in einem praktischen Ebook adaptiert, welches Sie hier herunterladen können:

Wir helfen gerne auf Ihrem weiteren Weg mit Confluence, kontaktieren Sie uns dafür einfach.