Boxenstopp: Team Calendars für Confluence

Was macht eigentlich Team Calendars für Confluence? Während Confluence 6.0 noch auf sich warten lässt, werden die von Atlassian offiziell verfügbar gemachten Erweiterungen in kleinen Minor-Versionen stetig weiterentwickelt. Der letzte große Versionssprung bei Team Calendars für Confluence liegt bereits zwei Jahre zurück — doch hat sich viel getan. Zeit für einen kleinen Boxenstopp, um die neuen Features unter die Lupe zu nehmen.

Kalender für Spaces

Über anstehende Termine und Ereignisse im Bilde sein ist wichtig. Aus diesem Grund hat Atlassian Team Calendars an prominenter Stelle in Confluence eingebunden. Kalender sind jetzt in Projekt-Spaces direkt verfügbar. Damit wird es einfacher, Abwesenheiten, Events oder Deadlines im Blick zu behalten und aufzufinden.

Einen Gesamtüberblick zu erhalten, war nie einfacher: Ein Klick auf Calendars in der Seitenleiste beinhaltet eine Übersicht zu allen Kalendern im Space.

Jeder Kalender, welcher einem Space zugeordnet wird, ist auch automatisch in diesem Space sichtbar. Möchte man einen Kalender in einem Space anzeigen lassen, so kann man dem Kalender die entsprechenden Spaces zuordnen. Falls ein Kalender in einer Confluence-Seite eingebettet wird, erscheint dieser in der Calendars-Übersicht des Spaces. Team Calendars spricht ebenfalls auf die Zugriffsbeschränkungen des jeweiligen Spaces an. Wer keine Zugriffsberechtigung zu einem versteckten Space mit einem Kalender hat, sieht diesen auch in keiner Übersicht.

Kalender lassen sich über eine Änderung der Zuordnung des entsprechenden Spaces auch zwischen Spaces hin- und herschieben.

Kalender über die Erstellen-Seite hinzufügen

Kalender erstellen ist einfach: So ist es nun möglich, über die Aus Vorlage Erstellen-Option in der Confluence Kopfleiste neue Kalender zu kreieren.

Erinnerungen setzen

Man kann nun pro Ereignistyp entsprechende Erinnerungen festlegen. Somit kann das Team für wichtige Ereignisse auf dem Laufenden gehalten werden. Sobald jemand einen Kalender der persönlichen Kalenderübersicht hinzufügt, wird diese Person via E-Mails an die anstehenden Termine erinnert. Über die Kalenderoptionen lassen sich die Erinnerungen feingranular festlegen:

Was steht heute an?

Atlassian hat ein hilfreiches, kleines Badge für die Kalender in der Seitenleiste eines Spaces hinzugefügt. Dieses Badge zeigt die für den aktuellen Tag vorgesehenen Termine an. So kann man ganz einfach über den Team-Space sehen, welche Termine für das Team anstehen — oder über den persönlichen Bereich sehen, was heute auf der persönlichen Agenda anfällt.

Kalender einfacher teilen

Dank einiger neuer Kniffe ist es jetzt einfacher, entweder alle oder selektiv einzelne Kalender eines Spaces zu teilen.

• Um alle Kalender eines Spaces zu teilen, kann über Calendars in der Seitenleiste des Spaces auf die entsprechende Übersichtsseite navigiert werden. Oben rechts findet sich dann ein Share-Knopf, über welchen die Kalender an Beteiligte verteilt und mit einer zusätzlichen Benachrichtigung versehen werden.
• Um einzelne Kalender eines Spaces zu teilen, hat Atlassian eine Funktion hinzugefügt, um einzelne Kalender anzuzeigen. Über die gleiche Übersichtsseite, die sich über die Seitenleiste aufrufen lässt, kann man die Detailseite mit einem Klick auf den entsprechenden Kalender aufrufen. Auch dort findet sich der Share-Knopf — mit denselben Optionen.

Termine oder Ereignisse lassen sich immer noch verstecken. Früher konnte man dies via Klick auf den Kalendernamen bewerkstelligen. Jetzt ist die Funktion über das erweiterte Menü (… > Hide Events) erreichbar.

Neue Kalender schneller erstellen

Es sind keine zwei Klicks mehr nötig, um einen Kalender zu erstellen. Über Add Calendar kann man ganz einfach einen brandneuen Kalender erstellen – ohne die Abfrage, ob man einen neuen Kalender erstellen oder einen existierenden importieren möchte. Mit einem Klick auf den Knopf und der Eingabe des Namens ist geschwind ein leerer Kalender erstellt.

Es lassen sich natürlich auch bereits bestehende Kalender hinzufügen, und die Importfunktion für bestehende Kalender ist selbstverständlich auch noch vorhanden. So lassen sich die Optionen zum Import via URL oder ICS-Files (z.B. Google Kalender oder Outlook) über das erweiterte, übersichtliche Drop-Down-Menü erstellen.